Comment réaliser une charte véhicules (CAR POLICY) ?

Véhicules utilitaires ou véhicules de fonction, ils sont tout 2 un puissant vecteur de l’image de marque pour l’entreprise, avec aujourd’hui des politiques de développement durable faisant partie intégrante des déplacements professionnels. Le véhicule de fonction (VP) est aussi un dispositif essentiel du contrat de travail. A la fois moyen de fidélisation des collaborateurs, il produit un effet de « cristallisation » du personnel si la politique maison est optimale et compétitive face aux organisations concurrentes. C’est en outre un facteur d’investissement par son caractère motivant. la charte véhicules est annexée au contrat de travail.

Il est utile de rappeler que l’ensemble des coûts concernant la dépense du poste automobile est bien souvent le second dans les frais généraux des Entreprises.

Alors tout cela peut s’appeler politique automobile, charte conducteur ou car policy. Celle-ci devient obligatoire dès lors qu’une organisation comptabilise un certain de véhicules, en théorie une cinquantaine, avec une bonne dose de véhicules de fonction, et, que les kilomètres parcourus soient conséquents 30 000 kms par an. Il est donc nécessaire de rédiger un ensemble de principes et de règles afin de régir le fonctionnement de ce poste stratégique, car des règles ad hoc permettront :

  • De fixer le périmètre les droits et obligations de chacun.
  • D’éviter des litiges futurs, en interne, ou en contentieux.
  • D’anticiper efficacement les adaptations qui seront nécessaires dans le temps.
  • De permettre une optimisation constante du TCO automobile.

Concernant la charte conducteur, Il n’y a pas de religion en la matière car chaque organisation a ses particularités, donc ses propres règles Mais une charte conducteur peut se décomposer en 3 parties :

La politique générale de véhicules.

Elle est définie par la Direction Générale, elle régit principalement :

  • Les grands principes de fonctionnement du parc automobile.
  • Le développement durable et les règles liées aux déplacements professionnels, la sécurité.
  • La politique d’attribution, de changement des véhicules, de déclassement.
  • L’avantage en nature et la participation financière des collaborateurs.
  • L’utilisation à titre privée.
  • Les limites d’émissions de CO2.
  • Les droits et obligations des collaborateurs.

La grille des véhicules.

Elle est établie par la DG avec les Directions Financières et Achats, elle détermine principalement :

  • Les marques, les modèles, les options.
  • Un choix ouvert sur le type de véhicules avec budget mensuel ou une moyenne d’investissement.
  • Un choix fermé par catégorie ciblé vers un ou plusieurs types de véhicules.
  • La détermination de véhicules différenciés par création de strates.
  • La durée d’utilisation et les kilométrages maximums.
  • Autorisation ou pas d’options en sus, le mode de refacturation.

Les règles d’utilisation.

  • La conduite en bon père de famille et le maintien en bon état.
  • Les bénéficiaires hors utilisateur principal.
  • Le respect des opérations de maintenance et d’entretien, et le mode opératoire.
  • Le fonctionnement de la carte carburant et des péages.
  • Le fonctionnement de la police assurance.
  • Le fonctionnement des franchises avec distinction de la responsabilité.
  • Les règles qui concernent les contraventions et amendes.
  • La restitution des véhicules et les frais de remise en état.

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