Comment faire un appel d’offres automobiles LLD.

Les flottes se caractérisent par une particularité de taille : Les Km réellement parcourus ne sont jamais ceux prévus. Alors en LLD, modèle économique majoritaire dans les PME (+100 salariés) quel est l’impact ? Les contrats souscrits ne seront jamais ceux réalisés. Embêtant pour ce qui demeure souvent le second budget dans les frais généraux. Il ne faut pas raisonner en coûts d’achats mais en coûts finals.

On n’achète donc pas les contrats LLD, comme des crayons à papier !

Préalable à la consultation.

Il faut réaliser une photographie exhaustive du parc, les aspects financiers et fiscaux sont bien entendu fondamentaux. Elle permet l’identification et le recensement de toutes les pratiques liées à la flotte. Ensuite il faut déterminer un couple durée/Km pertinent, adapter la « car policy », choisir un ou plusieurs constructeurs, la nécessité ou pas d’associer des services. Plus l’analyse sera pertinente, plus l’expression des besoins sera précise, plus sera aisée la rédaction du cahier des charges. Cette lisibilité permettra des réponses adaptées, qualitatives, et, un examen facilité des réponses. Plus la flotte est conséquente, plus l’analyse devra être poussée.

Rédaction du cahier des charges.

Négocier en amont des remises spécifiques avec les constructeurs, pétroliers, fabricants de pneumatique. Le cahier des charges doit être simple, clair, précis et intégrer une présentation exhaustive du parc et de ses fonctionnements. Il est impératif d’être exigeant sur certains points : Obligation d’un produit flexible qui se caractérisera par une matrice de loyers – Modifications de contrat – Restitutions – Transparence, fluidité, exclusions des prestations – Capacité de conseil – Gestion des conducteurs – Apport d’outils de gestion et d’analyse. Exiger de recevoir des données dématérialisées en plus des éléments papier en communiquant une matrice sous format Excel afin de circonscrire les réponses

La consultation.

Les périodes estivales, sont à proscrire, idéalement le début de l’année jusqu’à juin qui pourra coïncider avec la renégociation de certains contrats ou la rentrée de septembre.

Consulter 4 à 6 loueurs en fonction de la taille et de la complexité du cahier des charges en y intégrant les tenants.

La négociation et le choix des prestataires.

Il faudra d’une manière générale choisir au final 2 loueurs. Deux tours peuvent s’envisager mais c’est la pression continue des 2 ou 3 prestataires sélectionnés qui conditionnera dans le temps la compétitivité des loyers. Si la recommandation de la phase d’analyse préconise une solution mono loueur un second tour sera alors obligatoire. Dans ce dernier un contrôle rigoureux est à mettre en place.

Posez votre question